General
Creación de archivos de Office
La instalación de Synology Office le permite utilizar las siguientes funciones en Synology Drive:
- Cree documentos, hojas de cálculo y diapositivas compatibles con la colaboración en línea de varios usuarios.
- Cree documentos, hojas de cálculo y diapositivas cifrados para la protección de archivos privados.
Configuración local predeterminada
Además del idioma de visualización de Synology Office, que se puede seleccionar en Configuración > Mostrar, si lo desea también puede cambiar el formato de números, divisas y fechas según su idioma y región geográfica al trabajar con hojas de cálculo. Siga los pasos detallados a continuación para cambiar la configuración local predeterminada para todas las hojas de cálculo.
- Haga clic en el icono de Cuenta > Configuración > Synology Office > Configuración local predeterminada.
- La configuración local predeterminada será el mismo que la de su navegador. Seleccione una configuración local en el menú desplegable para cambiar los valores predeterminados.
- Haga clic en Aceptar.
Observación:
- Si desea ajustar la configuración regional de la hoja de cálculo actual, vaya a Archivo > Configuración de hojas de cálculo y elija una configuración regional en el menú desplegable Configuración regional.
Compatibilidad de archivos de Synology Office con archivos de Microsoft
Para convertir archivos de Microsoft Office a archivos de Synology Office:
- Haga clic con el botón derecho en un archivo de Microsoft.
- Haga clic en la opción Convertir a archivo de Office.
- Los archivos de Microsoft Office se convertirán a nuevos archivos de Synology Office.
Formatos de archivo admitidos para conversión:
- Documento:
- .docx
- .odt, .rtf, .doc (recomendamos instalar el Visor de documentos para una mejor compatibilidad).
- Hoja de cálculo:
- .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .csv
- .xls, .xlt, .ods, .ots (recomendamos instalar el Visor de documentos para una mejor compatibilidad).
- Diapositivas:
- .pptx
- .odt, .ppt (recomendamos instalar el Visor de documentos para una mejor compatibilidad).
Para descargar archivos de Synology Office como archivo se Microsoft Office:
Realice una de las siguientes operaciones:
- Haga clic con el botón derecho en un archivo de Synology Office y seleccione Descargar.
- Abra un archivo, haga clic en Archivo > Descargar como y seleccione el tipo de archivo deseado.
Formatos de archivo admitidos para la descarga:
- Documento:
- .docx
- .pdf (se requiere el uso de navegadores compatibles con la impresión de PDF)
- .odt (se requiere la instalación del Visor de documentos)
- Hoja de cálculo:
- .xlsx, .pdf, .csv
- .ods(se requiere la instalación del Visor de documentos)
- Diapositivas:
- .pptx
- .pdf (se requiere el uso de navegadores compatibles con la impresión de PDF)
- .odp (se requiere la instalación del Visor de documentos)
Observación:
- Solo se convertirán los formatos (p. ej., tamaño de fuente, color de texto, comentarios, hipervínculos, tipos de gráficos) compatibles con Synology Office.
Gestión de plantillas
El paquete Synology Office proporciona una variedad de plantillas integradas, con las que todos los usuarios pueden crear archivos, pero que no pueden editar, compartir, eliminar o cambiar de nombre. Sin embargo, los usuarios también pueden crear sus propias plantillas personalizadas, que pueden editar, compartir, eliminar, cambiar de nombre y publicar. Para ir a la página de plantillas, haga clic en Archivo > Nuevo archivo > A partir de plantilla.
Para crear una plantilla personalizada:
- Abra un archivo existente que desea guardar como plantilla.
- Abra el menú Archivo y haga clic en Guardar como plantilla.
- Especifique un nombre para la plantilla.
Observación:
- Las versiones históricas y la configuración de cifrado del archivo original no se guardarán en la plantilla, ni tampoco los comentarios o las revisiones.
Para compartir una plantilla:
Haga clic en el icono de Compartir en la barra de herramientas. Seleccione con quién desea compartir la plantilla y el tipo de permiso que desea conceder. Después de compartir la plantilla, los usuarios con permiso podrán verla haciendo clic en + > A partir de la plantilla en el portal de Synology Drive o Archivo > Nuevo archivo > A partir de plantilla en el editor de Synology Office.
Puede compartir la plantilla con:
- Usuario: para que usuarios específicos accedan a su plantilla.
- Grupo: para que usuarios de grupos específicos accedan a su plantilla.
- Interno: para que todos los usuarios internos con acceso a Synology Drive puedan acceder a su plantilla.
Los tipos de permisos para el uso compartido de plantillas incluyen:
- Editar: Los usuarios que tengan el permiso de edición pueden editar, compartir, eliminar y cambiar el nombre de la plantilla.
- Ver: Los usuarios con el permiso de visualización solo pueden crear nuevos archivos con su plantilla.
Observación:
- Los usuarios con privilegios administrativos pueden gestionar todas las plantillas.
Para compartir la URL de una plantilla:
Para compartir su plantilla a través de una URL, haga clic en el icono de Compartir en la barra de herramientas y envíela a los usuarios con quienes desea compartir la plantilla.
Después de recibir y abrir el vínculo:
- Los usuarios con el permiso Ver accederán al modo de visualización.
- Los usuarios con el permiso Editar también accederán al modo de visualización, pero podrán cambiar también al de edición.
- Los usuarios sin permiso accederán a la página Solicitar acceso.
Uso de las plantillas
En las plantillas integradas, solo puede previsualizar y crear archivos con ellas desde la página de plantillas. En cuanto a las plantillas que hayan compartido con usted otros usuarios, podrá ver y crear archivos con una plantilla para la que tenga el permiso de visualización. Si tiene el permiso de edición, podrá cambiar de nombre, eliminar, editar o publicar la plantilla. Para obtener más información, consulte a continuación:
Para editar y publicar una plantilla:
- Edite las plantillas como cualquier otro archivo normal.
- Una vez completada la edición, publique la plantilla para asegurarse de que los usuarios que creen archivos con ella utilicen la versión finalizada de la plantilla.
Observación:
- Cuando se guarda un archivo como plantilla, el sistema considera que ya se ha publicado.
- Al acceder a una plantilla a través de su URL, los usuarios verán la versión de la plantilla publicada más recientemente en lugar de la que está en edición.
- Los comentarios, las revisiones y el historial de versiones de una plantilla no se guardarán en los archivos que cree con ella.
Buscar y reemplazar
Para buscar y reemplazar un término:
- Haga clic en el menú Editar > Buscar y reemplazar, o simplemente pulse Ctrl + F.
- Escriba un término en el campo de búsqueda. Se resaltarán todas las instancias del término.
- Si se han detectado varios resultados, puede cambiar entre cada uno y el siguiente con las flechas izquierda y derecha.
- Haga clic en Más opciones para acceder a las siguientes opciones avanzadas:
- Disponible en Documents, Spreadsheet y Slides
- Coincidir mayúsculas y minúsculas: búsqueda sensible a mayúsculas/minúsculas.
- Buscar utilizando expresiones regulares: buscar utilizando un patrón de cadena. Para obtener una lista de expresiones regulares comunes, consulte la sección Observación a continuación.
- Disponible solo en SpreadSheet
- Coincidir con el contenido de toda la celda: buscar celdas que coincidan exactamente.
- Buscar también dentro de las fórmulas, pero ignorar los resultados de las fórmulas: buscar dentro de la fórmula de celda, pero no en los resultados de la fórmula.
- Disponible en Documents, Spreadsheet y Slides
- Para sustituir un término, haga clic en Más opciones, escriba el nuevo texto en el campo Sustituir por y realice cualquiera de las acciones siguientes:
- Haga clic en Sustituir para reemplazar una sola aparición del término.
- Haga clic en Sustituir todo para reemplazar todas las apariciones del término.
Observación: La sustitución por grupo de captura solo se admite en SpreadSheet. Utilice "$(number)" en el campo de sustitución para hacer referencia al grupo de captura en la secuencia correspondiente.
Observación:
La tabla siguiente enumera expresiones regulares comunes y ejemplos de cómo se utilizan.
| Expresión | Uso | Ejemplo | Coincidir | No coincidencia |
|---|---|---|---|---|
| . | Utilice "." para representar cualquier carácter en la posición especificada y buscar palabras que coincidan con este criterio. | g.t | gato, gota | gt, gaat |
| * | Utilice "*" después de un carácter para buscar palabras con el carácter visualizado 0 o más veces. | tar*o | tao, taro, tarro | tarno, taRo |
| + | Utilice "+" después de un carácter para buscar palabras con el carácter visualizado 1 o más veces. | l+uvia | luvia, lluvia, llluvia | uvia, louvia |
| ^ | Utilice "^" al principio de una expresión regular para buscar palabras que empiecen por el/los carácter(es) especificado(s).1 | ^po | poste, poner | panel, un poste |
| $ | Utilice "$" al final de una expresión regular para buscar palabras que terminen con el/los carácter(es) especificado(s).1 | ción$ | posición, estación | estaciones, silencio |
| ? | Utilice "?" para indicar que el carácter anterior es opcional. | bi?t | bt, bit | biit, bIt |
| \s | Utilice "\s" en lugar de un espacio en blanco para buscar palabras que tengan un espacio en blanco (espacio, tabulación, salto de página, salto de línea) en la posición especificada. | p\st | p t, p[ctrl+intro]t | pt, pot |
| \d | Utilice "\d" para buscar palabras que tengan un dígito numérico en la posición especificada. | b\dg | b1g, b3g | bag, b1ag |
| {A,B} | Utilice "{A,B}" después de un carácter para buscar palabras con el carácter repetido entre A y B veces. A y B deben ser números enteros positivos y 0. | car{1,2}o | caro, carro | cao, carrrro |
| [ab] | Utilice "[ab]" para buscar palabras que incluyan cualquiera de los caracteres especificados en la posición especificada. | [pc]erro. | perro, cerro | serro, pcerro |
| [^ab] | Utilice "[^ab]" para buscar palabras que no incluyan los caracteres especificados en la posición especificada. | c[^ao]ma | cima, cema, cdma | cama, coma, caoma |
| [a-z], [A-Z], [1-9] | Utilice "[a-z]", "[A-Z]" o "[1-9]" para buscar palabras que incluyan cualquiera de los caracteres especificados dentro del intervalo especificado, incluidas letras mayúsculas o minúsculas, números o una combinación de lo anterior (por ejemplo, [A-Za-z1-9]). | b[a-p]g | bag, bfg, bog | bapg, b1g |
- Disponible solo en SpreadSheet.
Selector de color
El selector de color le permite copiar cualquier color del explorador actual y aplicarlo para conseguir un aspecto uniforme en todo archivo.
Para utilizar el selector de color:
- Haga clic en el triángulo hacia abajo junto a cualquier selector de color (por ejemplo, color de texto o color de fondo) y haga clic en Selector de color. El cursor se convertirá en un cuentagotas.
- Utilice el cuentagotas para hacer clic en el color que quiera copiar. El color se guarda como un color reciente.
- Aplique el color copiado al texto u objeto deseado.
Observación:
- El selector de color solo está disponible si tiene instalado Synology Office Extension.
- El cuentagotas solo está disponible en Chrome y Microsoft Edge (Chromium).
Modo inmersivo
El Modo inmersivo oculta el menú y la barra de herramientas, lo que le permite centrarse en los documentos sin distracciones.
Para ocultar el menú:
- Haga clic en el icono del Modo inmersivo en la esquina derecha de la barra de herramientas.
- Seleccione Ocultar la barra de menús.
Para ocultar el menú y la barra de herramientas:
- Haga clic en el icono del Modo inmersivo en la esquina derecha de la barra de herramientas.
- Seleccione Ocultar menú y barras de herramientas.
Para mostrar el menú:
- Haga clic en el icono del Modo inmersivo en la esquina derecha de la barra de herramientas.
- Anule la selección de Ocultar la barra de menús.
Para mostrar el menú y la barra de herramientas, realice una de las siguientes acciones:
- Pulse ESC.
- Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Mostrar menú y barras de herramientas.
Observación:
- Synology Office memoriza su vista más reciente. El archivo aparecerá en la misma vista la próxima vez que lo abra.
- La modificación de la vista no afectará a otros usuarios que vean el mismo archivo.
Administración de versiones de archivos
Cuando trabaja con archivos en Synology Office, las versiones se guardan automáticamente en el servidor cada cierto tiempo, por lo que no tiene que preocuparse de perder información si cierra un archivo sin guardarlo. Se guarda todo el historial de versiones de cada archivo, incluida la hora de la última modificación y el usuario que haya efectuado cambios en dicho archivo.
Para restaurar o copiar una versión de archivo:
- Abra un archivo.
- Haga clic en el icono Visualizar historial en la barra lateral izquierda. Verá una ventana principal con una lista de versiones históricas en el lado derecho.
- Haga clic en una versión de la lista y aparecerá una vista preliminar de dicha versión en la ventana principal. Cambie del modo Ocultar registro a Mostrar registro para resaltar las diferencias entre versiones.
- Puede hacer clic en el icono Más en el extremo derecho de una versión sin nombre y elegir Poner nombre a la versión para especificar un nombre para la versión.
- También puede hacer clic en el icono Más en el extremo derecho de la versión con nombre y elegir Renombrar o Eliminar nombre para cambiar o eliminar el nombre de la versión.
- Haga clic en Restaurar en la esquina inferior derecha para restaurar el archivo con la versión seleccionada y sobrescribir la actual. Como alternativa, puede hacer clic en Crear una copia para guardar la versión seleccionada como un archivo independiente.
Observación:
- Si no ha habilitado la rotación de versiones para Synology Office, no hay límite para el número de versiones históricas.
- Synology Office creará una nueva versión histórica en los siguientes casos:
- Si las modificaciones que realice en un archivo incluyen un determinado número de comandos. Tenga en cuenta que una acción puede incluir varios comandos y que el recuento de comandos se restablecerá cuando se haya creado una versión histórica.
- Para los documentos, si las modificaciones incluyen 1000 comandos.
- Para las hojas de cálculo, si las modificaciones incluyen 100 comandos.
- Para las diapositivas, si las modificaciones incluyen 1000 comandos.
- Diez minutos después de que Synology Office reciba el primer comando.
- Tras descargar, eliminar, crear una copia o restaurar un archivo a una versión histórica.
- Al hacer clic en Archivo > Historial de versiones > Poner nombre a la versión actual para poner nombre a la versión actual de su archivo.
- Si las modificaciones que realice en un archivo incluyen un determinado número de comandos. Tenga en cuenta que una acción puede incluir varios comandos y que el recuento de comandos se restablecerá cuando se haya creado una versión histórica.
Cifrado de archivos
Si lo desea, puede añadir una protección por contraseña en los archivos confidenciales en el momento de crearlos o más adelante.
Para crear un nuevo archivo con cifrado:
- Haga clic en Archivo > Nuevo archivo cifrado.
- Seleccione Documento, Hoja de cálculo o Diapositivas.
- Escriba y confirme el nombre de usuario y la contraseña y, a continuación, haga clic en OK. El archivo cifrado se abrirá en una nueva pestaña.
Observación:
- El título de un archivo cifrado seguirá siendo visible para otros usuarios.
Para cifrar un archivo existente:
- Haga clic en el icono Cifrar en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
- Puede editar el título si es necesario.
- Escriba una contraseña en el campo Contraseña.
- Escriba la contraseña de nuevo en el campo Confirmar contraseña.
Observación:
Los siguientes datos no se conservarán en el archivo cifrado:
- Etiquetas
- Permisos de uso compartido
- Estrella
- Versiones históricas
Para cambiar la contraseña de un archivo cifrado:
- Haga clic en el icono Cifrar en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
- Seleccione Cambiar contraseña.
- Escriba la contraseña actual en el campo Contraseña.
- Escriba la contraseña nueva en el campo Contraseña nueva.
- Escriba la contraseña nueva otra vez en el campo Confirmar contraseña.
- Haga clic en Aceptar.
Para crear una copia no cifrada de un archivo cifrado:
- Haga clic en el icono Cifrar en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
- Seleccione Crear una copia no cifrada.
- Escriba la contraseña en el campo Contraseña.
- Haga clic en Aceptar.
Compartir archivos de Synology Office
Puede elegir si desea conceder permisos de visualización, edición, comentarios o administración a otros usuarios o grupos de DSM. Después de compartir un archivo, los invitados aceptarán las notificaciones.
Para compartir archivos con otros usuarios:
Haga clic en Archivo > Compartir. En la pestaña Permiso, seleccione una de las opciones siguientes en el menú desplegable Configuración de privacidad.
- Privado: solo los invitados pueden acceder
- Interno: puede ver/editar cualquier usuario con una cuenta
La lista de cuentas que ha invitado puede acceder al elemento de acuerdo con el permiso correspondiente.
Todas las cuentas con permiso para acceder a Synology Drive en ese Synology NAS pueden acceder al elemento al iniciar sesión.
Para crear un vínculo de uso público compartido, consulte la sección Para compartir archivos con cualquier usuario a través de un vínculo público.
Al otorgar a los usuarios el permiso para visualizar el contenido del archivo en la Configuración de privacidad, puede desmarcar la opción Permitir opciones para descargar o copiar, a fin de evitar que los contenidos de archivos confidenciales sean copiados por otros usuarios o se compartan fácilmente.
Observación:
- Al desactivar Permitir opciones para descargar o copiar, los usuarios no podrán descargar, imprimir ni copiar el contenido de la interfaz de usuario. Sin embargo, tenga en cuenta que los exploradores web están diseñados de forma natural para descargar datos con el fin de representar el contenido. Como tal, los usuarios con más habilidades técnicas pueden ser capaces de eludir la medida de protección.
Para invitar a cuentas:
- En el campo Usuario/Grupo, escriba un nombre de usuario o grupo de DSM. Aparecerá una lista de autocompletar de nombres de usuario o nombres de grupo al comenzar a escribir.
- Seleccione si desea permitir que el usuario o grupo pueda ver, editar, gestionar o solo comentar en este elemento del menú desplegable.
- Haga clic en el botón + para compartir el elemento con dicho usuario o grupo. Puede agregar varios usuarios o grupos.
- Haga clic en Aceptar.
Para compartir archivos con cualquier usuario a través de un vínculo público:
Synology Office admite protecciones con contraseña y fecha de caducidad para enlaces de uso público compartido en la pestaña Vínculo público.
- Haga clic en Archivo > Obtener enlace, o haga clic en el icono Obtener enlace en la barra lateral izquierda y haga clic en Configuración de uso compartido.
- En la pestaña Vínculo público, seleccione la casilla de verificación para crear un vínculo público para este elemento.
- Seleccione si desea permitir que las personas con este enlace solo puedan ver, comentar o editar este elemento del menú desplegable Configuración de privacidad.
- Al seleccionar los permisos de visualización en Configuración de privacidad, puede desmarcar Permitir opciones para descargar o copiar para evitar que los contenidos de archivos confidenciales sean copiados por otros usuarios o se compartan fácilmente.
- Seleccione la casilla de verificación de Protección con contraseña para agregar protección con contraseña a este enlace de compartir e introduzca la contraseña en el campo de texto . La contraseña se puede mostrar haciendo clic en
. - Seleccione la casilla de verificación de Caducidad del enlace para establecer la fecha de caducidad de este enlace de compartir. Introduzca la fecha o haga clic en
para configurar la fecha. - Haga clic en Guardar.
Observación:
- Solo puede compartir archivos con usuarios y grupos de DSM que tengan permiso para acceder a Synology Drive y Synology Office. Puede conceder permisos a un determinado usuario o grupo en Panel de control > Usuario y grupo.
- Cuando existe una discrepancia entre el permiso del vínculo de uso compartido y el permiso otorgado directamente a una cuenta, se aplica la restricción de permisos más laxa.
- Los usuarios con la función Administrador tienen la misma configuración de permisos de vínculos de archivo que el propietario, así como la capacidad de modificar la configuración de vínculos de archivo para otros usuarios.
Para obtener enlaces de archivo:
- Haga clic en el icono Obtener enlace en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
- Haga clic en el icono del portapapeles para copiar el enlace del archivo y compartirlo con otros usuarios.
Observación:
- Solo los usuarios con el permiso de Administrador pueden modificar la configuración de enlaces y obtener vínculos públicos de los archivos.
Copia de seguridad y restauración
Con Hyper Backup puede realizar copias de seguridad de Synology Office en destinos locales o remotos y restaurar la configuración y los datos del paquete a un punto anterior en el tiempo. Debe realizar la copia de seguridad de Synology Drive y Synology Office al mismo tiempo porque los archivos de Synology Office se administran en Synology Drive. Para obtener información detallada, vaya a Ayuda de Synology Drive > Copia de seguridad y restauración.